Vässad verksamhetsstyrning
Folktandvården i Skåne ville förbättra verksamhetsstyrningen och förenkla administrationen för sina kliniker. Man ville ha dagsaktuell och detaljerad information. Den måste vara lättillgänglig, överskådlig och korrekt. Hur de målen ska uppnås i en organisation med 1 400 anställda utspridda på närmare 60 orter är inte självklart. Det krävdes en rejäl satsning. Tidigare system räckte inte till. Stratiteq kopplades in som extern specialist. Ett år senare var lösningen igång.
Varför Stratiteq?
– Vi fick Stratiteq genom landstingets ramavtal. Vi är mycket nöjda med samarbetet, säger Bo Lindholm, chefsekonom på Folktandvården Skåne, en del av Region Skåne.
Utmaningen
Hur många patienter tar en viss mottagning hand om jämfört med andra mottagningar? Hur många av patienterna är barn? Hur mycket av faktureringen är försäkringsfinansierad?
Svar på den typen av frågor, både på lokal och övergripande nivå, är nyckel till att förbättra verksamheten i en tandvårdsorganisation.
– Det hjälper oss att effektivisera, men också att göra riktade insatser där vi ser att patientbehoven är som störst, säger Bo Lindholm, chefsekonom på Folktandvården Skåne.
Folktandvården Skåne har 1 400 anställda på omkring 100 kliniker och tar hand om över 470 000 patienter om året. Det motsvarar nästan hälften av Skånes befolkning och innebär mycket stora mängder information som måste hanteras och göras begriplig och åtkomlig. Informationen ska kunna ligga till grund för relevanta jämförelser, rapporter och uppföljning. Den måste vara detaljerad och korrekt. Tandvården har extra stora krav på rapportering eftersom vården delvis är subventionerad. olika ersättning gäller för om patienten till exempel är ett barn, asylsökande eller berättigad till högkostnadsskydd.
– Det är viktigt att vi förenklar administrationen för våra medarbetare. Systemet måste kunna ge bra faktureringsunderlag, säger Bo Lindholm.
Det gamla gav begränsat med rapporter, hade flaskhalsar och ibland inaktuella uppgifter. Endast en mindre grupp kunde ta del av informationen. nu ville man ha en lösning där verksamhetsinformation var öppen för samtliga anställda.
Lösningen
Det nya systemet är byggt i QlikView och hämtar och sammanställer information från fem system: Ett journal- och tidsbokningssystem (T4); ett kontraktssystem som hanterar frisktandvårdsavtal, ett verktyg som klassificerar patienter utifrån vårdbehov (R2), affärs- och ekonomisystemet (Raindance) och ett personalsystem (Prima).
– Information hämtas från olika delar och sammanställs i enkla rapporter som alla kan använda. Vi har också gjort så att alla kan gå in i systemet och använda det, säger Thomas andersson, konsult på Stratiteq.
Det går att söka på kliniknivå och till exempel se antal behandlingar, antal besök, hur många avtal som är på väg att löpa ut i upptagningsområdet, med mera. Det går att följa informationen dag för dag, till exempel intäkter, utgifter och det går lätt att jämföra med andra kliniker.
För personlig information om patienter krävs särskild behörighet. Systemet förenklar fakturahanteringen och kontrollerar automatiskt vissa fakta.
Resultatet
Folktandvården Skåne har fått ett verktyg som förenklar faktureringen och lägger grund för effektiviseringar och riktade insatser. Jämförelser, index, rapporter, historik – allt kan hämtas ur systemet med några knapptryckningar.
Det dröjde inte länge efter implementering förrän hälften av de 1400 anställda hade börjat logga in. Att ge alla åtkomst har skapat engagemang och också blivit ett sätt att kvalitetssäkra innehållet.
Bo Lindholm ser en stor potential med systemet.
– Vi har haft ett liknande system tidigare, men inte lika utvecklat. nu ligger vi i framkant med vår ledningsinformation.