Smart intranät – ett lyft för HSB Malmö

HSB Malmö har välkända landmärket Turning Torso på meritlistan och är pionjärer när det gäller byggandet av det nya Malmö. Nu vässar man den interna administrationen för att effektivisera kommunikationen mellan medarbetarna och gentemot kunderna – de boende i 260 bostadsrättsföreningar och 1 600 hyreslägenheter.

Nyckeln till ett smartare arbetssätt är ett intranät som HSB Malmö byggt upp med hjälp av Stratiteq

Hur fungerar samarbetet?

− Vi har fått bra uppmärksamhet. Stratiteqs konsulter har satt sig in i våra specifika behov och vet utan och innan vad vi gör. Det krävs för att skapa ett system som stödjer hela verksamheten, säger Christian Lindgren, administrativ chef vid HSB Malmö.

Utmaningen

HSB Malmö hanterar administrationen åt 260 bostadsrättsföreningar med 42 000 medlemmar och tillhandahåller tjänster inom allt från teknisk förvaltning till ekonomisk redovisning och juridisk rådgivning. I verksamheten ingår också ett fastighetsbolag som har omkring 1 600 hyreslägenheter, däribland cirka 150 bostäder i 190 meter höga Turning Torso.

− Vi har en diversifierad verksamhet där vi bygger nytt, äger hyresfastigheter och förvaltar bostadsrättsföreningar. Det ställer höga krav på IT-stödet, säger Christian Lindgren.

Han förklarar att grundproblemet när Stratiteq kom in i bilden var att affärskritiska dokument låg spridda på lokala hårddiskar, i pärmar och hängmappar – överallt där folk samlar information. Detta ledde till osäkerhet och gjorde att onödigt mycket tid lades ner på att söka efter uppgifter på olika ställen.

− Vi ville skapa förutsättningar för att på ett enkelt sätt samla och dela information. En stor utmaning i detta var att förändra synsättet bland medarbetarna – att få det till att ägandet av informationen är företagets, inte den enskilda individens.

Lösningen

Det nya systemet har tydliggjort att information är till för att användas – av rätt person vid rätt tillfälle:

− Allt lagras gemensamt, men därmed inte sagt att allt är tillgängligt för alla. Tillgängligheten styrs av behörigheter som kan ställas in ända ner på dokumentnivå, poängterar Christian Lindgren.

 

Stratiteq föreslog en lösning baserad Microsoft Office Sharepoint Server 2007. På denna standardiserade plattform har man byggt ett intranät och dokumenthanteringssystem som samlar all dokumentation på ett ställe och styr informationsflödet inom verksamheten.

− Steg ett för oss som leverantörer var att få grepp om kundens processer – hur man har arbetat hittills och hur man skulle vilja arbeta, säger Ulf Davidson, Key Account Manager på Stratiteq, och tillägger:

− Det handlar om 40 procent teknik och 60 procent affärslogik. I lösningen finns också funktioner för workflow, alltså flöden som styr hanteringen av ett dokument, exempelvis en beställningsblankett som ska attesteras av en viss person.

Resultatet

− Med det nya systemet får vi en kvalitetssäkrad dokumenthantering och effektiviserar vår kommunikation med kunderna. När lagring och uppdatering sker på ett och samma ställe minskar risken för fel och den manuella hanteringen minimeras, säger HSB Malmös IT-chef Jonas Örbäck.

Till en början används systemet av de cirka 100 anställda tjänstemännen vid HSB Malmö. Nästa steg är att bygga ett så kallat ”digitalt styrelserum” – en förlängning av intranätet där de respektive bostadsrättsföreningarna kan hantera sitt administrativa arbete. Lösningen baseras på samma plattform som HSB Malmös interna system och görs i samarbete med två andra HSB-föreningar – Göteborg och Nordvästra Götaland.

 

− Bostadsrättsföreningarna får tillgång till ett digitalt arkiv över de dokument vi producerar för dem, och kan även lägga upp egna dokument de vill spara. Det är en strategisk investering som hjälper oss sprida vår information och ger ett mervärde för kunden, konstaterar Christian Lindgren.