Microsoft Business Case – Xyntéo
Xyntéo hjälper internationella bolag med strategier och verktyg för att minska utsläpp av fossila bränslen på affärsmässiga grunder. Tillsammans med kunderna från många olika branscher och geografier strävar man efter att finna nya tillväxtmöjligheter med kraftigt reducerad koldioxid.
Om Xyntéo
Xyntéo är ett internationellt bolag som hjälper globala bolag att finna nya affärsmöjligheter inom den nya ”low carbon economy”. Genom att införa Office 365 i sin organisation har man lyckats minska sitt resande, fått ökat stöd för att skapa och återanvända strukturkapital och även fått en närmare kontakt mellan kollegor från olika kontor.
Webbplats
www.xynteo.com
Ladda ner
Caseblad.pdf
Kontakt
Stefan Hult
Seniorkonsult
076-644 70 09
stefan.hult@stratiteq.com
Startpunkt
Bolaget har verksamhet i fyra länder och befinner sig i en expansiv fas. IT-infrastrukturen var lokal för respektive kontor och det fanns ett behov av samordning och standardisering av support och IT-miljö. Verksamheten signalerade behov av ett samlat grepp kring både information och dokumenthantering och kund och kampanjhantering. Det fanns även ett behov av en mer strukturerad säljprocess med tillhörande stödsystem.
Skapat värde
En omedelbar effekt blev att den interna dialogen mellan kollegor på olika kontor ökade genom användande av Lync Online. Kostnaden för telefoni kunde därmed sänkas. En annan effekt av införandet blev att användarna garanterat har tillgång till den senaste versionen av ett dokument. Detta uppnåddes genom att dokumenten skickas som Office 365-länkar istället för som bifogade filer.
Hur såg resan ut
Arbetet startade med en analys av verksamhetens behov från ett affärsprocessperspektiv. Det konstaterades att man genom införande av en gemensam informations- och dokumenthantering inom bolaget skulle kunna öka den interna effektiviteten och även få ett större kunskapsutbyte mellan de anställda. Potentiellt skulle även kvalitén på bolagets leveranser kunna öka.
Arbetet med utveckling av säljprocessen var redan påbörjad och som en naturlig konsekvens konstaterades ett behov av ett CRM- stödsystem. För att minimera beroendet av lokala IT-resurser och även hantera tidsskillnaden mellan de olika kontoren rekommenderade Stratiteq en cloud-baserad lösning omfattande Office 365 och CRM Online. För att kunna standardisera Office- version på alla datorer inom företaget valdes E3-planen av Office 365.
I en första fas skapades ett nytt intranät baserat på SharePoint Online. Parallellt gjordes en migreringsanalys av företagets nuvarande e-postlösning. Efter teknisk verifiering genomfördes en e-postmigrering till Office 365.
Under hela projektets gång arbetade man mycket med designförslag och presentationer av vyer och innehåll där Xyntéos egna begrepp och layout användes. Avsikten var att skapa en användarcentrerad lösning som gav stöd i det dagliga arbetet. Man hade även ett stort fokus på åtkomst och rättigheter för att få en lösning som var säker men samtidigt enkel att underhålla.
Strax efter lanseringen av SharePoint Online introducerades Lync Online-funktionalitet som omedelbart fick stor spridning inom organisationen. Genom att använda Polycom Conference Stations i konferensrum på respektive ort har antalet fysiska resor kunnat minskas.
Man håller förnärvarande på att avsluta första fasen av ett CRM Online-införande. CRM Online är sedan en kort tid tillbaka också en del av Office 365 vilket förenklar kontohantering och informationsdelning.
Framtid
Kravinsamling pågår för att se inom vilka områden Xyntéo kan utnyttja fler funktioner inom Office 365. Områden som diskuteras är formulärhantering och mer avancerad sökfunktionalitet med hjälp av Office 365-verktyg.