Ett samarbete med Dematek

Tid och pengar att spara med kontoret på fickan

Nu slipper serviceteknikerna vid lyftredskapsspecialisten Dematek hålla reda på lösa lappar och buntvis av papper med arbetsorder i sina bilar.

Med en ny smart mobilapp, som integreras med företagets befintliga affärs- och kundhanteringssystem, kan serviceteknikerna sköta all administration kring ett jobb via sina surfplattor.

Vi räknar med att få ut cirka 10-20 procent mer tid för teknikerna att lägga på produktiva uppdrag hos kund, jämfört med det gamla pappersbaserade arbetssättet.

Olof Schyllander

Servicechef, Dematek

Demateks säljorganisation använde sedan tidigare Microsoft Dynamics CRM och ville få in serviceadministratörer och tekniker i samma system, för att effektivisera sina processer och ge alla i företaget en gemensam bild av kunderna. Till-sammans med Stratiteq utvecklades en lösning som även är integrerad med affärssystemet iScala.


Varför Stratiteq?

− De var lyhörda och satte sig in i våra specifika behov inom fältserviceverksamheten. Med sina djupa kunskaper inom CRM-området har de tagit ett helhetsgrepp kring våra system och bidragit till transparens mellan service- och sälj-organisation, säger Olof Schyllander, servicechef vid Dematek.


Utmaningen

Förr var det lösa lappar, handskrivna arbetsorder och manuell rapportering som gällde för de omkring 100 serviceteknikerna på Dematek. De utför reparationer, installationer, och förebyggande underhåll av kranar och annan lyft-utrustning hos industrikunder runt om i landet. Allt arbete dokumenteras och rapporteras efter slutfört uppdrag till kunden, vilket innebär omfattande administration.

− Vi saknade ett bra systemstöd för våra tekniker och ville avlasta dem från pappers-arbete, för att kunna utnyttja deras tid mer effektivt, säger Olof Schyllander.

Även för Demateks serviceadministratörer på kontoret var administrationen runt varje arbetsorder tung. De tog emot teknikernas handskrivna redovisningar om material, kostnad och tid, för att sedan manuellt föra över dessa till affärssystemet och skapa en faktura. Detta innebar inte bara dubbelarbete, utan också risk för fel till följd av svårtydd handstil eller misstolkningar av informationen.


Lösningen

I december 2015 började Dematek tillsammans med Stratiteq bygga en mobilapp för fältservicearbete och samtidigt integrera lösningen med befintliga CRM- och affärssystem.

− Vi tog tidigt med ett par av Demateks servicetekniker i utvecklingsarbetet. De bidrog med sina erfarenheter för att göra appen så användarvänlig som möjligt och se till att relevanta uppgifter kom med vid övergången till digital hantering av arbets-order och rapportering, säger Elisabeth Doreste, projektledare vid Stratiteq.

I juni 2016 började de första serviceteknikerna jobba skarpt i mobilappen, och under hösten släpptes fler användare successivt på efter att först ha genomgått en heldagsutbildning. Från årsskiftet 2016/2017 använder alla Demateks service-tekniker det nya systemet för papperslös hantering av arbetsorder, material, tid-rapportering och fakturaunderlag.

All information om kunder, avtal och serviceobjekt ligger samlad i en gemensam databas, och alla kollegor kommer enkelt åt aktuella arbetsorder via sina surfplattor. Istället för pappersblanketter används digitala checklistor och protokoll, som fylls i och signeras direkt ute hos kund. Det innebär att kunden får en rapport på utfört arbete innan service-teknikern åker därifrån. Samtidigt går uppgifterna som registreras i mobilappen direkt in i affärssystemet hos Dematek.

Servicetekniker som jobbar på otillgängliga platser utan nätverksuppkoppling kan använda appen offline. Uppdateringar görs då i en lokal databas i surfplattan, och synkas sedan med den centrala databasen så fort teknikern har tillgång till nätet igen.


Resultatet

– Nu har vi ordning och reda i hela flödet, från att en kund behöver ha ett jobb gjort tills fakturan med korrekta specifikationer är skickad och betald. Det ger också en bättre överblick över vilka serviceuppdrag som är på gång, liksom smidigare uppföljning av gällande kundavtal, säger Olof Schyllander.

Med stöd för hela arbetsflödet lätt tillgängligt i en dator eller surfplatta behöver varken administratörer eller servicetekniker hålla reda på lösa lappar för att sköta sitt arbete. Serviceteknikern slipper renskriva tjocka buntar med papper varje vecka, och serviceadministratören behöver bara titta igenom och eventuellt göra en sista redigering på en automatgenererad faktura innan den skickas vidare till kund.

− Vi räknar med att få cirka 10−20 procent mer tid för teknikerna att lägga på produktiva uppdrag hos kund, jämfört med det gamla pappersbaserade arbets-sättet. Jobbet blir mer effektivt och precist. Vi tappar inte bort arbetstimmar eller material i rapporteringen, och hela processen från arbetsorder till skickad faktura blir snabbare, vilket även är positivt för intäktsflödet, konstaterar Olof Schyllander.

Dematek utvecklar, säljer, servar och installerar lyftredskap och lyftanordningar – allt från små kättingtelfrar, lättlastsystem och svängkranar till stora traverser och traverskranar. Har 160 anställda och omsätter runt 250 miljoner kronor per år. Samarbetar med några av världens ledande företag inom materialhantering och är generalagent för Demag Cranes & Components. 

Kontaktperson
Fredrik Swahn

Fredrik Swahn

Business Developer

076-644 70 18

Jag vill veta mer, kontakta mig

8 + 10 =