Ett samarbete med Fitness24Seven

Smart informationslyft – så hanterar träningsjätten sin växtvärk

För att knyta ihop en snabbt växande organisation behövde gymkedjan Fitness24Seven hitta ett smidigt sätt att ge medarbetarna tillgång till korrekt information var de än befinner sig. 

Tillsammans med Stratiteq har man etablerat en modern intranätplattform, som förutom tidsbesparingar också leder till ökad delaktighet och bättre möjligheter att lära av varandra.

Vi märker att antalet mejl och telefonsamtal med frågor om saknad information har minskat väsentligt. Annika Björk

Personalchef, Fitness24Seven

Fitness24Seven hade vuxit ur sin gamla spretiga intranätlösning och sökte en partner som kunde leva upp till den geografiskt spridda gymkedjans behov av flexibilitet och struktur.

 

Varför Stratiteq?

− De var lyhörda och visade att de förstod vårt sätt att arbeta. Vi är ganska krävande som kund och förväntar oss att leverantören hänger med i våra snabba förändringar, samtidigt som de bjuder till motstånd och utmanar oss för att hitta lösningar som är hållbara i långa loppet, säger Annika Björk, personalchef vid Fitness24Seven.

 

Utmaningen

Hälsa på dina villkor – så formulerar Fitness24Seven sitt koncept, som riktar sig till den som vill kunna träna när som helst på dygnet. Med ett och samma medlemskort får kunden tillgång till alla företagets gym spridda på ett stort antal orter i såväl Sverige som Norge, Finland och Polen.

– Vi måste vara konsekventa och bemöta kunderna på samma sätt överallt. De ska känna igen sig oavsett vilken anläggning de tränar i, säger Annika Björk och poängterar att bättre struktur på kommunikationen var avgörande för att säkerställa kundupplevelsen i den snabbt växande organisationen.

Fitness24Seven hade på lite drygt tio år gått från att ha ett gym i Malmö till att bli en internationell kedja med hundratusentals kunder och runt 1000 anställda.

– Vårt gamla intranät skapades 2010 och blev med tiden allt svårare att underhålla. Informationen var spretig, ostrukturerad och individorienterad. Vi saknade interaktiva funktioner för att söka och dela viktiga uppgifter och rutiner. Osäkerheten kring vad som gällde ledde till extremt många telefonsamtal och mejl med frågor, säger Lotta Schön, administratör och systemansvarig vid Fitness24Seven.

 

Lösningen

Tillsammans med Stratiteq sjösatte Fitness24Seven hösten 2016 ett nytt intranät kallat JustAsk. Det är en viktig del av företagets satsning på att bli en modern digital arbetsplats, och baseras på Microsoft Office 365 med SharePoint Online som samarbetsplattform.

– Dessutom använder vi tilläggsprodukten IntraActive från danska ProActive som accelerator. Det gör bland annat att implementationstiden förkortas, lösningen blir helt mobilt åtkomlig och nya funktioner kan läggas till löpande, säger Stefan Hult, lösningsansvarig vid Stratiteq.

Intranätet kompletterades också med ett internt socialt nätverk baserat på samarbetsverktyget Yammer – som ett Facebook för företag där bara anställda kan komma åt och kommentera det som publiceras.

– Jag såg det som ett gyllene tillfälle att styra all kommunikation till ett ställe. Tidigare använde våra medarbetare en mängd olika kanaler – från Facebook och Snapchat till Dropbox, mejl och sms. Nu har vi centraliserat administrationen och utsett ett begränsat antal innehållsansvariga till olika avdelningar på intranätet, säger Annika Björk.

 

Resultatet

Därmed minskar behovet av printade telefonlistor, guider och manualer i fysisk form ute på träningsanläggningarna. Dessa var svåra att hålla uppdaterade. Nu slipper medarbetarna ödsla en massa tid på att leta aktuella uppgifter om kontaktpersoner, maskinutrustning, leverantörer, servicerutiner och liknande.

– Med den nya lösningen har vi tagit ett samlat grepp för att säkerställa att alla får tillgång till samma information i uppdaterad och korrekt version. Vi når snabbt ut med nyheter och gemensamma instruktioner, samtidigt som medarbetarna kan dela sin kunskap med varandra på ett smidigare och mer kontrollerat sätt än tidigare, säger Annika Björk.

Dessutom har många manuella arbetsmoment eliminerats genom automatiserade funktioner i intranätet. Ett exempel är den omfattande manual som hör till företagets affärssystem. Förr mejlades den ut i wordformat varje halvår. Men småjusteringar i instruktionerna görs hela tiden, vilket ledde till att den nya versionen snabbt blev inaktuell.

– Nu finns varje kapitel av manualen upplagt direkt i intranätet. Så fort en ändring görs i systemet uppdateras informationen om hur detta ska hanteras. Det innebär både tidsbesparingar för oss administratörer och minskad belastning på supporten. Samtidigt minskar risken för fel i och med att användarna alltid har tillgång till de senaste uppgifterna, förklarar Lotta Schön.

Fitness24Seven är en snabbt växande gymkedja som erbjuder kvalitativ träning dygnet runt, alla dagar i veckan, till ett förmånligt pris. Sedan starten 2003 har företaget gått från ett enda gym i Malmö till att ha närmare 200 gym i fyra europeiska länder, och kommer under 2017 att etablera sig på två nya kontinenter.

Kontaktperson
Stefan Hult

Stefan Hult

Productivity Consultant

076-644 70 09

Jag vill veta mer, kontakta mig

6 + 11 =