Ett samarbete med Region Skåne – Habilitering och hjälpmedel

Chefer i Region Skåne fick en enklare vardag

En av Region Skånes förvaltningar, Habilitering och hjälpmedel, hade ett beslutsstöd som många tyckte var krångligt, opålitligt och tidskrävande. Tillsammans med Stratiteq utvecklades en användarvänlig lösning som gjorde cheferna både mer nöjda och effektiva.

”Cheferna behöver lägga mindre tid på sin uppföljning och det har blivit enklare att förstå innehållet.”

Pia Edmund

Ekonomichef på Habilitering och hjälpmedel, Region Skåne

Habilitering och hjälpmedel arbetar med att ge stöd, behandling och hjälpmedel till barn, unga och vuxna med funktionsnedsättning. Dessvärre var verksamhetens beslutsstöd inte anpassat för dagens behov och det fanns brister i överföringen av data från andra system. Underlaget var inte alltid tillförlitligt.


Varför Stratiteq?

Pia Edmund, ekonomichef på Habilitering och hjälpmedel, säger att det i grund och botten handlar om att Stratiteq har ett ramavtal med Region Skåne. Samtidigt understryker hon att hon är mycket nöjd.

– Vi har nyligen haft ett annat samarbete, då de byggde upp ett separat beslutsstöd från grunden åt divisionen Hjälpmedel. Det innebar ett stort lyft för verksamheten. Jag tycker att Stratiteq är professionella, kompetenta och en bra part att föra dialog med, säger hon.


Utmaningen

Pia Edmund berättar att det gamla beslutsstödet byggdes för många år sedan. Men många chefer ute i verksamheten tyckte att det var krångligt. Siffrorna fanns där, men det var svårt att få fram underlag för analys och beslut.

– Användarna fick lägga mycket tid på att leta runt i systemet. Vi på ekonomiavdelningen kände att det behövdes en nystart. Vi ville ge förvaltningens chefer bättre förutsättningar att styra sin verksamhet och att våra controllers skulle få lättare att stödja dem, säger hon.

En annan utmaning var att systemet inte var kvalitetssäkrat, och det dök ofta upp felaktigheter i rapporterna. Det skapade förstås misstroende, men också frustration över att man behövde lägga tid på att göra felsökningar.


Lösningen

– Vi utgick från den tekniska grunden vi redan hade. Så förändringsarbetet handlade mycket om att strukturera om och utgå från behoven i verksamheten. Beslutsstödet skulle vara enkelt även för dem som inte använder systemet dagligen, säger Pia Edmund.

Därför inledde Stratiteq projektet med att intervjua chefer och controllers för att få fram deras önskemål. Tillsammans med ekonomiavdelningen genomfördes workshops, för att arbeta fram en ny layout och välja ut relevant innehåll.

– När vi visade förslaget för verksamhetens olika chefer fick vi i princip bara positiv feedback och vi kunde snabbt implementera det hela. När det nya beslutsstödet rullades ut på bred front genomförde vi även utbildning med cheferna. Det var mycket uppskattat, eftersom de aldrig tidigare fått lära sig att använda verktyget på ett strukturerat sätt, säger Thomas Andersson, BI-konsult på Stratiteq.

Beslutsstödet ger precis som tidigare information om ekonomi, personal och produktion – för att cheferna ska kunna göra sina månatliga uppföljningar. Den avgörande skillnaden är att cheferna får sin data samlad på en och samma sida. Tidigare tvingades de klicka runt på olika ställen för att hämta den.

– Vi skapade olika sidor för olika chefsroller, så att var och en får sin relevanta information på en och samma gång. Dessutom samlade vi ett antal kritiska nyckeltal på startsidan, för att ge en snabb överblick över hur den egna enheten presterar, säger Thomas Andersson.

Samtidigt går det självklart att fördjupa sig i alla siffror om man vill. Den tidigare, bredare versionen finns kvar i bakgrunden.

– Det har blivit betydligt mer användarvänligt och lättillgängligt. Samtidigt har vi kvalitetssäkrat alla rapporter och även anpassat designen efter regionens riktlinjer, säger Pia Edmund.


Resultatet

Pia Edmund säger att hon bara har fått positiv återkoppling från cheferna.

– Det jag har fått höra är att man behöver lägga mindre tid på sin uppföljning och att det har blivit enklare att förstå innehållet. Det är också viktigt att vi numera kan lita på informationen i rapporterna, säger hon.

Hon är dessutom nöjd med att förvaltningen har fått ett dokumenterat beslutsstöd, där det går att se hur det är uppbyggt och vad som finns med. Och att det finns dokumentation kring alla rapporter.

Pia Edmund tror och hoppas att det är fler än ekonomiavdelningen som drar på smilbanden:

– Om man jobbar med annat ute i verksamheten kanske det inte alltid är så kul att behöva titta på siffror, men jag tror det uppfattas desto roligare och enklare att göra det nu.

Region Skåne ansvarar för vården i Skåne och har dessutom ett ansvar för utvecklingen av näringsliv, kommunikationer, kultur och samarbete med andra regioner i och utanför Sverige.

Kontaktperson

Jörgen Rosenlind

Jörgen Rosenlind

Business Area Manager – Analytics

076-526 98 41

Jag vill veta mer, kontakta mig

Personlig integritet

7 + 9 =