Ett samarbete med BorgWarner

Hanteringen av dokument blev säkrare med SharePoint

Världens ledande fyrhjulsdriftstillverkare, amerikanska teknikjätten BorgWarner, hade på sina svenska och ungerska enheter problem med att begränsa insynen i sin delvis egenutvecklade dokumenthantering. Förutom att systemet var föråldrat, så gjorde de stora bristerna i rättighets-begränsningar att man var tvungen att förvara känslig dokumentation utanför systemet, ofta manuellt, vilket kostade både tid och pengar.

Till en början var huvudkontoret i USA skeptiska till att använda SharePoint-utvecklare utanför Nordamerika. Det är de absolut inte nu längre.

Erik Fransen

IT-chef, BorgWarner TorqTransfer Systems

Tillsammans med BorgWarner utvecklade Stratiteq en snabbare, säkrare och enklare lösning för dokumenthantering som byggde på en befintlig SharePoint-plattform.


Varför Stratiteq?

– Vi visste att de kunde SharePoint. Deras agila projektmodell ingav stort förtroende eftersom man jobbar i korta utvecklingssteg där man kontinuerligt stämmer av med oss. Och så hade de väldigt kompetent folk, säger Erik Fransen, IT-chef på BorgWarner TorqTransfer Systems.


Utmaningen

Det gamla systemet var föråldrat och egentligen byggt för en småskalig verksamhet på en enda anläggning. När BorgWarner år 2011 köpte upp bromstillverkaren Haldex enhet i Landskrona ökade behovet av en global lösning samt att kunna styra behörighetsnivåer för olika användare.

– Var man systemanvändare så kunde man se i princip allt. Det gjorde att man var tvungen att spara vissa typer av dokument på andra ställen, säger Erik Fransen, och minns den tidskrävande manuella hanteringen.

Enheternas 40 000 – 50 000 befintliga dokument skulle också flyttas över till ett digitalt arkiv i SharePoint.

Eftersom BorgWarners SharePoint-plattform delas av samtliga av företagets 19 000 anställda var det av yttersta vikt att den nya lösningen, som skulle täcka enheterna i Landskrona och Szentlőrinckáta i Ungern, inte ställde till problem för hur SharePoint används i stort av hela koncernen.


Lösningen

I januari 2013 sjösatte Stratiteq projektet med en konceptualisering där man fångade upp olika affärskrav genom att intervjua och hålla workshops med 10–15 BorgWarner anställda. Dessa ambassadörer var involverade under hela projektets gång och representerade ett tvärsnitt från organisationen – från personaladministration till teknikutveckling – för att spegla verksamhetens behov.

Under implementeringsfasen utvecklade Stratiteq en generell SharePoint-funktionalitet för alla styrande dokument, såsom rutiner och instruktioner. Men baserat på den värdefulla information som samlats in av ambassadörerna så byggde man även anpassad dokumenthantering för de olika avdelningarna.

– Man jobbar ju med dokument på helt skilda sätt i ett sådant här bolag, så efter att ha fördjupat oss i deras processer anpassade vi lösningen efter de olika funktionernas behov, förklarar Stina Nilsson, seniorkonsult på Stratiteq.

Eftersom det gamla systemet skulle stängas ner så skapade man ett digitalt arkiv för existerande dokument. Även där såg Stratiteq utrymme för förbättring och utvecklade ett verktyg som under migreringens gång kodade dokumenten med metadata för att göra det enklare att söka efter dem.

Tidigare hade BorgWarners godkännandeprocesser och investeringsbegäran skötts manuellt. Dessa digitaliserade man.

– Vi såg att det blev en flaskhals där. Ett digitalt godkännande gör att man slipper jaga chefer för underskrifter och skriva ut papper och sätta in dem i en pärm, säger Stina Nilsson.

Man skapade även olika dokumentgrupper, med tillhörande metadata som underlättar uppföljning och planering. Även projektplatser för att hantera dokument inom ramen för projekt sattes upp.


Resultatet

Tack vare det nära samarbetet mellan Stratiteq och BorgWarner tog de 450 anställda snabbt till sig det nya lösningen. Med nästan omedelbar verkan började flertalet i personalen bli kreativa med hur de kunde använda sig av systemet.

Eftersom lösningen byggts på en redan befintlig SharePoint-plattform har man inte bara sparat in på investeringskostnader.

– Det har blivit mycket lättare att samarbeta eftersom vi har all gemensam information på en enda plats nu, säger Erik Fransen.

Digitaliseringen av godkännanden och investeringsbegäran ses också som en vinnare.

– Jag är övertygad om att vi sparar ordentligt med tid, säger Fransen och pekar också på att rättighetsproblemen som bolaget tidigare dragits med nu är som bortblåsta.

– Vi kan på ett enkelt sätt styra över vilka dokument som ska visas för vem. Det har varit ett mycket lyckat projekt med väldigt gott samarbete, avslutar han.

Projektet utfördes inom både budget och tidsram.

BorgWarner är världsledande inom högteknologiska komponenter och system för drivelinesystem. Med huvudkontor i Auburn Hills, i Michigan, USA och över 19 000 anställda världen över.Företaget utvecklar produkter för att förbättra bränsleekonomin, minska utsläppen och förbättra prestanda. År 2013 uppnådde företaget en konsoliderad försäljning om cirka 7,4 miljarder dollar.

Kontaktperson

John Blomgren

John Blomgren

Business Developer

0732-57 40 77

Jag vill veta mer, kontakta mig

Personlig integritet

13 + 5 =